Jak rychle najít staré e-maily v MS Outlook pomocí e-mailových skupin

Zatímco jsme v práci, e-maily mají tendenci spotřebovávat spoustu času. A jedním z důvodů, proč neznáme triky rychlého prohlížení e-mailů. Například, pokud jde o vytažení starého e-mailu, obvykle obvykle začneme posouvat jako první. Sotva efektivní způsob, jak najít staré e-maily. Mluvím hlavně o používání MS Outlook (protože to je to, co většina z nás používá v práci) a související funkce.




Dříve jsme vám o tom řekli prohlížení příloh na podokně čtení. Je to jeden ze způsobů, jak chytit e-maily za krk. Ale dnes budeme hovořit o prohlížení e-mailů ve skupinách a uvidíme, jak vám může dále pomoci při rychlém hledání starých e-mailů.

Skvělý tip: Možná budete chtít zjistit, jak aktivovat a přizpůsobit podokno čtení, podokno navigace a panel úkolů. Zde je průvodce GT na to.







Kroky k zobrazení e-mailů ve skupinách

Hlavní výhodou tohoto triku je, že to opravdu pomáhá a urychluje proces vytahování starých e-mailů v hodině nouze.

Krok 1: První věc, kterou musíte zajistit Zobrazit ve skupinách je ve vašem rozhraní aktivována. Takže přejděte na Zobrazit -> Seřadit podle a zkontrolovat to samé.

Pokud zaškrtnete políčko Zobrazit ve skupinách jako zapnuto, budou e-maily ve výchozím nastavení uspořádány do skupin datum (Dnes, včera, minulý týden atd.). Toto uspořádání slouží jako slušné vymezení.

Krok 2: Pokud se vám nelíbí výchozí nebo byste chtěli změnit pravidlo seskupení, měli byste kliknout pravým tlačítkem myši na záhlaví podokna zpráv, kde se zobrazí Zorganizován… Poté můžete vybrat kritéria nová kritéria pro seskupení.

Toto pravidlo platí pouze pro aktuálně vybranou složku. Obecně seskupuji Z klauzule, když potřebuji předchozí zprávu.

Krok 3: Máte-li dlouhý seznam kontaktů a několik zpráv pro každou z nich, potřebujete rychlý způsob, jak toho dosáhnout. Tentokrát klikněte pravým tlačítkem myši na hlavičku skupiny a řekněte Sbalit vše.

Krok 4: Když tak učiníte, všechny skupiny sbalí seznam zpráv, které drží. Klikněte na znaménko plus pro požadované vlákno a všechny zprávy v této skupině budou k dispozici na první pohled.

Další možnosti seskupování, které považuji za užitečné a často potřebuji, jsou Komu, Předmět, Kategorie a Důležitost. Můžete najít své vlastní nebo si vytvořit vlastní pohled navigací na Zobrazit -> Seřadit podle -> Vlastní.





Závěr

Výše uvedené kroky jsou pouhým pokusem o využití a využití dostupných funkcí MS Outlook. Sleduji je v každodenním životě. Zkuste to a můžete každý den získat několik sekund. Dokonce i to vede k tomu, že váš pracovní život je lepší, že?