Vše, co potřebujete vědět o archivaci e-mailů v aplikaci Outlook 2010

Většina z nás, kteří používají populární webové e-mailové služby jako Gmail a Outlook.com pravděpodobně nikdy mít starosti s archivací, vzhledem k tomu, že mámeGB cloudového úložiště, které máme k dispozici. Pokud ano práce v organizacinebo máte vzdělávací e-mailový účet, na kterém máte pouze omezený prostor na serveru pro ukládání e-mailů, je nutné je občas archivovat.




Dnes vám tedy řekneme vše, co potřebujete vědět o archivaci e-mailů v e-mailovém klientovi aplikace Outlook 2010, které lze snadno implementovat i do dalších verzí.



Začněme tedy vytvořením archivu e-mailů v aplikaci Outlook 2010.





Vytváření archivního souboru

První věc, kterou musíte udělat, je vytvořit nový archivní soubor, který bude ukládat všechny e-maily lokálně do vašeho počítače. Chcete-li jej vytvořit, klikněte na ikonu Nabídka Soubor naOutlook 2010 a vyberte možnost Nástroje pro vyčištění. Nebojte se, nebudeme mazat žádné z vašich e-mailů.

V Nástrojích pro vyčištění uvidíte možnost nazvanou Archiv. Kliknutím na něj otevřete okno pro vytvoření archivu. V okně vyberte složky, které chcete archivovat. Pokud si přejete, můžete také vybrat celou doručenou poštu. Chcete-li zahrnout staré e-maily hned při vytváření archivu, vyberte odpovídající časové období.

Nakonec zadejte umístění, do kterého chcete soubory archivovat, a klikněte na tlačítko OK. Můžete také vybrat sdílenou jednotku pokud je mapován na vašem počítači. Aplikace Outlook vytvoří soubor PST, který uloží všechny e-maily jako archiv do vašeho systému.

Po vytvoření archivu uvidíte Sekce archivu pod složkami poštovní schránky v levém podokně. Počáteční archivace může nějakou dobu trvat v závislosti na počtu e-mailů, které jste do archivu zahrnuli.

Archivované e-maily budou mít stejnou strukturu jako vaše online poštovní schránka se všemi složkami a podsložkami. Pokud jste pro archivaci vybrali pouze určité složky, budou automaticky zahrnovat všechny podsložky.





Přesouvání e-mailů do archivu

E-mail můžete přesunout do archivu jednoduše přetažením do sekce archivace na levém panelu. Chcete-li hromadně přesouvat e-maily, vyberte e-maily, které chcete přesunout, a klepnutím na ně pravým tlačítkem myši otevřete místní nabídku. Zde vyberte Archiv složky v sekci složky a kliknutím na OK přesunete e-maily.

Můžete také vytvořit nastavení automatického archivování e-mailů. Pokud chcete vytvořit automatický archiv pouze pro konkrétní složku ve vaší poštovní schránce, klepněte pravým tlačítkem myši na složku a vyberte Vlastnosti.

Zde přejděte na AutoArchive a vyberte nastavení, které vám nejlépe vyhovuje. Chcete-li implementovat pravidlo automatického archivování do celé poštovní schránky, otevřete Možnost aplikace Outlook z nabídky a vyberte Pokročilé nastavení.

Zde klikněte na Nastavení AutoArchive a vytvořit pravidla pro automatickou archivaci e-mailů ve vaší poštovní schránce.





Přesun archivního souboru

Někdy je třeba přepnout z jednoho počítače na druhý (upgradovat ze starého) nebo se vám na sdíleném disku organizace může dostat nedostatek místa. Za těchto okolností budete muset přesunout své archivní soubory a znovu je propojit s aplikací Outlook. Podívejme se, jak toho lze dosáhnout.

Odpojení a přesunutí archivního souboru

Před přesunutím archivního souboru musíme odstranit odkaz z aplikace Outlook. Chcete-li tak učinit, otevřete Nabídka Soubora vyberte možnost Nastavení účtu.

V Nastavení účtu přejděte na část Datové soubory a uvidíte archivační soubor, který jste udržovali v aktuálním systému.

Jediné, co musíte udělat, je vybrat archivní soubor a kliknout na Odstranit knoflík. Nebojte se, nebudete smazat archivační soubor, ale smažete pouze jeho odkaz v aplikaci Outlook.

Nyní přesuňte soubor do nového umístění pomocí libovolných paměťových jednotek, které máte k dispozici.





Propojení archivního souboru

Chcete-li propojit archivní soubor s aplikací Outlook, otevřete Sekce datových souborů ještě jednou z nastavení účtu v aplikaci Outlook a klikněte na Tlačítko Přidat. Nyní importujte soubor PST archivu, který jste zálohovali, a otevřete e-maily z archivní sekce.





Zhutnění archivního souboru

Pokud ukládáte archivační soubor na místní pevný disk, pravděpodobně se nemusíte starat o velikost archivního souboru, ale pokud se jedná o sdílenou jednotku v organizaci nebo cloudový účet, ve kterém máte omezený úložný prostor , zkomprimování archivního souboru pro uložení úložiště by bylo rozumné.

Chcete-li zkomprimovat velikost archivu, klepněte pravým tlačítkem na sekci Archiv v pravém podokně a vyberte Vlastnosti datového souboru. Zde klikněte na Tlačítko Upřesnit otevřete datový soubor aplikace Outlook. Nyní stačí kliknout na ikonu Kompaktní nyní tlačítko pro zmenšení velikosti archivního souboru.





Závěr

Takže to bylo skoro všechno, co člověk potřebuje vědět o archivaci e-mailů v aplikaci Outlook 2010, a jsem si jistý, že tyto kroky můžete použít také v aplikaci Outlook 2013. Máte-li jakékoli další pochybnosti o archivaci e-mailů, jednoduše napište komentář a my vám rádi pomůžeme.

Kredit nahoře: David Boyle